FAQ

C’est un terme générique américain utilisé pour définir les services de présentation et de paiement électronique de factures (Electronic Invoice Presentment and Payment).

Sur l’ensemble du processus, le coût moyen estimé de traitement d’une facture (hors litige) est en moyenne de 26 Euros* (17 Euros à la charge de l’acheteur et 9 Euro à celle du fournisseur). En cas de litige, ce coût peut être multiplié par 10.

* source BVA pour b-process, janvier 2002, 1000 entreprises françaises sondées

Les économies sont substantielles et se repartissent sur l’ensemble du flux depuis l’émission jusqu’au paiement. Pour l’acheteur, les coûts liés à la saisie en comptabilité des factures disparaissent, les coûts d’archivage sont largement réduits et l’ensemble du processus de traitement est fluidifié. Pour les fournisseurs, les frais de façonnage (impression, pliage, mise sous enveloppe...) et d’affranchissement des factures sont supprimés. Le suivi en ligne des factures associé à l’utilisation du virement électronique contribue largement à l’amélioration du processus de traitement des litiges et des recouvrements (proposition d’avoir, rapprochement automatique, lettrage des comptes clients...).

La dématérialisation consiste à supprimer la facture papier pour la remplacer par une facture électronique.

Oui, dans la mesure où la société réalise le processus de dématérialisation conformément aux conditions imposées par l’administration fiscale. Une déclaration d’utilisation préalable doit également être transmise à la DGI. Lorsque l’ensemble des conditions sont réunies (intégrité des messages, liste récapitulative, archivage...) on parle de dématérialisation fiscale des factures.

Non depuis 1998, l’autorisation préalable est remplacée par une simple déclaration.

Oui, de façon transitoire une société peut dématérialiser fiscalement ses factures tout en conservant le flux papier. Dans ce cas, la facture papier vient en support de la facture électronique qui reste le document preuve.

En dématérialisation fiscale, les factures doivent être conservées pendant trois ans sur support électronique (délai de reprise) plus trois ans sur un support au choix de l’entreprise. Pendant l’intégralité de la période d’archivage, la société peut subir des contrôles inopinés de la DGI portant exclusivement sur le respect des contraintes de dématérialisation.

Oui, l’administration fiscale demande une traçabilité et une intégrité totale des informations depuis l’enregistrement comptable jusqu’à la pièce d’origine chez le fournisseur.

En France : l’article 289 bis du Code Général des Impôts.
En Europe : il s'agit de la DIRECTIVE/115/CE du 20 décembre 2001.