Die Verarbeitung von Rechnungen im PDF-Format, die aus dem Buchhaltungssystem der Lieferanten kommen, stellt eine effiziente und günstige Alternative zu SCAN/LAD-Lösungen dar, die dennoch alle gesetzlichen Pflichten erfüllt.
Die Lösung
- Installation eines virtuellen Druckers auf dem PC des Lieferanten, der es ermöglicht, seine Rechnung direkt aus seinem Buchhaltungssystem im PDF-Format zu generieren.
- Versand der PDF-Rechnungen über die Online-Anwendung "Uploader" von b-process, der die Korrekte Integration der Rechnungsdaten überprüft und - falls nötig – eine Korrektur der Rechnungen online ermöglicht.
- Die Plattform billManager versieht die empfangenen Daten mit einer elektronischen Signatur, die gesetzlich geforderte „Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts“ gewährleistet (§14 Abs.3 UStG).
- Extraktion der Rechnungsdaten für die automatische Integration in dem Buchhaltungssystem der Käufer.
- Elektronische Archivierung für 10 Jahre
Vorteile
- Optimierung der Rechnungsübermittlung
- Einfache und schnelle Implementierung
- Höhere Datenqualität als bei Scan/LAD
- Wegfall von Papierrechnungen
- Kostenreduktion
- Fehlervermeidung
- Steuerkonformität